Upphandling och DIS

DIS-avtal och DIS-inkorgen

Vad är DIS?

DIS (dynamiskt inköpssystem) är regioners och kommuners sätt att löpande avropa vårdpersonal från kvalificerade leverantörer. Nurrse samlar allt på ett ställe: ramavtal, inkommande avrop och anbuden du skickar in.

Så blir ni kvalificerade i ett DIS

Ett DIS är öppet hela avtalstiden. Ni ansöker en gång per system, och när beställaren har godkänt er får ni avropen därifrån. Hela vägen sköts på ett ställe: Upphandlingar (/foretag/upphandlingar).

Börja i DIS-radarn. Under Upphandling → fliken Upphandlingar listar radarn dynamiska inköpssystem för sjuksköterskebemanning som hittats i TED, EU-kommissionens annonsdatabas, och som ni ännu inte är med i. Radarn söker varje natt.
Klicka Skapa ansökan på raden. Systemet blir en upphandling och en ansökan i Upphandlingar - ansökningar, förifylld med beställare, titel, plattform och sista ansökningsdag. Raden byter till Öppna ansökan, så ni aldrig skapar två ansökningar för samma system.
Ansök hos beställaren. Själva ansökan lämnas alltid in på beställarens plattform: e-Avrop, TendSign eller Kommers. Länken till annonsen finns på ansökan. Skapa ett konto hos plattformen om ni inte redan har ett, och skriv in kontots e-postadress på ansökan under Kontouppgifter. Skriv aldrig lösenordet där, bara var det finns.
Ladda upp inlämningsbeviset. När plattformen har kvitterat inlämningen får ni ett inlämningsbevis. Ladda upp det på ansökan under Inlämningsbevis och markera ansökan som inskickad. Beviset går inte att radera: det är ert enda kvitto på att ni sökte i tid. I samma stund skapas ett ramavtal i DIS-registret med status Ansökt, och det är det avropen matchas mot.
Beslutet plockas upp automatiskt. Skickas beslutsmejlet till den inkorg som nurr.se hämtar, eller vidarebefordras det dit, läses det av sig självt. Är beskedet positivt sätts ramavtalet till Kvalificerad med beslutsmejlets datum som kvalificeringsdatum, och ansökan följer med: den får status Kvalificerad med beslutsdatumet på tidslinjen. Är beskedet negativt lämnas ramavtalet kvar på Ansökt - systemet nedgraderar aldrig ett ramavtal på ett mejl - men avslaget sparas på ramavtalet med ett utdrag ur beställarens motivering, och ansökan får status Avslagen. Själva beslutsmejlet arkiveras som ett besked i stället för att ligga kvar bland avropen att svara på. Kommer beslutet på annat sätt, till exempel per brev, sätter ni statusen för hand i ramavtalsregistret som förut.
Sedan börjar avropen. Avropsförfrågningar från systemet landar under Uppdrag och matchas mot ramavtalet.

Bra att veta innan ni fyller i

Beslutet dröjer normalt upp till tio arbetsdagar från att ansökan är komplett. Det är inte samma sak som att vinna ett uppdrag, bara att ni får delta.
Håll standardsvaren och referenterna i referentregistret. Under Upphandlingar - referenter ligger de personer och uppdragsbeskrivningar ni använder om och om igen. Koppla dem till ansökan i stället för att skriva om dem varje gång, och förvarna dem innan beställaren ringer.
Svara Nej på underleverantörer och åberopad kapacitet om det inte faktiskt stämmer. Frågorna handlar om ni låter ett annat bolag utföra uppdraget eller om ni stödjer er på ett annat bolags ekonomi eller erfarenhet. Svarar ni Ja krävs åtaganden och underlag från det bolaget, och en ansökan som saknar dem underkänns.
Kontrollera alltid sista ansökningsdagen i annonsen. Radarn visar den dag TED angav; beställaren kan ha ändrat den.

DIS-inkorgen

Under DIS Inkorg (/dis) landar upphandlingsinbjudningar automatiskt — de importeras från upphandlingsplattformar som KVALA/DFVF. Varje inbjudan visar referens, deadline och status (Ny, Granskas, Annonseras, Ansökd, Vunnen, Förlorad, Utgången), och du kan filtrera på status, källa och deadline.

Öppna en inbjudan med Visa detaljer och klicka Hämta dokument för att ladda hem upphandlingsdokumenten.
Klicka Extrahera på ett kravdokument — AI:n läser ut vårdenhet, antal sjuksköterskor, kontraktsperiod och grundtimlön. Klicka Granska och godkänn (eller korrigera) det extraherade.
När kraven är godkända kan du klicka Skapa jobb från DIS — en jobbannons förifylls från kraven, och sjuksköterskor kan anmäla sig.

Vad står stilla?

Vad står stilla? (/foretag/upphandling/stilla, rutan överst på DIS-översikten) visar varje öppet avrop och var det befinner sig på vägen till anbud: plattformskonto, dokument, källanalys, källgranskning, annons, ansökningar och anbudsbeslut. Har något stannat står det vad, till exempel att plattformskontot är ogiltigt, att dokumenten inte gick att hämta eller att ett annonsutkast aldrig publicerades, med en knapp till sidan där det rättas. Avropen med närmast deadline och ett stopp står överst, och plattformskonton som inte fungerar visas även när inget avrop berörs än. Varje morgon får de som hanterar upphandlingar en sammanfattning om ett avrop med deadline inom sju dagar har stannat eller saknar både publicerad annons och anbudsbeslut, och om ett plattformskonto är ogiltigt. Samma sak skickas högst en gång per dag.

Tidslinjen

Tabellerna svarar på vad som finns. Tidslinjen (/foretag/upphandling/tidslinje, även i menyn Uppdrag) svarar på vad som pågår samtidigt, vad som håller på att ta slut och vilka datum som närmar sig. Samma rader som i tabellerna, på en gemensam tidsaxel.

Vad staplarna betyder

Uppdrag (grön) löper från startdatum till slutdatum. Saknas slutdatum ritas stapeln ut till fönstrets kant med en pil, alltså tills vidare.
Avrop (blå) visar den efterfrågade perioden, och sista anbudsdag som en markör med klockslag i din egen tidszon. Flera mejl om samma upphandling blir EN stapel: plattformarna skickar påminnelser och kompletteringar som var för sig blir rader i inkorgen, och tidslinjen slår ihop dem per diarienummer och skriver antalet rader i stapeln.
Ramavtal (lila) löper från giltig från till giltig till, med en markör för kvalificeringsdatum och en för när avtalet löper ut.
Ansökan (gul) löper från inlämningsdag till beslut, eller fram till idag så länge beställaren är tyst.
Kontrakt (grått) löper från start till slut.

Den lodräta röda linjen är idag. Staplar som börjar före eller slutar efter fönstret klipps och får en pil i den riktningen. Färg är aldrig enda signalen: varje stapel har också sin ikon och sin status i text.

Kräver åtgärd

En rad markeras som kräver åtgärd (gul ram) eller försenad (röd ram) enligt fasta regler:

Avrop som fortfarande är utkast eller öppet och har sista anbudsdag inom 14 dagar. Har dagen passerat blir raden försenad. Har ni satt anbudsbeslutet till Vi lämnar anbud räknas raden i stället som väntar på tilldelning: deadline är beställarens nu, inte er, så raden får gul ram och inte röd.
Ansökan som är inskickad utan beslut och har väntat mer än 10 arbetsdagar, där helger och röda dagar räknas bort. Även en registrerad nästa åtgärd inom 14 dagar.
Ramavtal som är ansökt eller kvalificerat och löper ut inom 180 dagar, eller redan har löpt ut utan att ha avslutats.
Uppdrag och kontrakt som är aktiva och slutar inom 30 dagar, eller vars slutdatum passerat medan raden står kvar som aktiv. Ett uppdrag helt utan slutdatum räknas också: det går inte att planera förlängning på något som saknar slut.

Rader som stänger sig själva

Ingen ska behöva gå tillbaka och stänga gamla rader för hand.

Avrop stängs automatiskt när sista anbudsdag har passerat utan att ni lämnat in något. Som inlämnat räknas: anbudsbeslutet Vi lämnar anbud, ett avrop som redan är tilldelat, ett avrop som blivit ett uppdrag, eller en inbjudan som är inskickad, ansökt, vunnen eller förlorad på plattformen. Plattformarna skickar flera mejl om samma upphandling och bara några av dem bär datum, så ett mejl utan egen sista anbudsdag ärver den senaste i sin diarienummergrupp. Stängningen skrivs ned på avropet, och öppnar du raden igen i redigeringsformuläret stänger den sig inte på nytt. Stängda avrop arkiveras två veckor efter sista anbudsdag.
Uppdrag som är pågående och vars slutdatum har passerat avslutas automatiskt natten efter sista dagen. Ett uppdrag som saknar slutdatum, alltså löper tills vidare, rörs aldrig: bara du vet när det tog slut.

Siffran i den gula knappen uppe till höger räknar hela företaget, oavsett vilka filter du har på dig. Den kan alltså inte bli lugnande av ett smalt filter. Klicka på den för att hoppa till det ofiltrerade läget.

Utan datum

Rader som helt saknar datum går inte att rita på en tidsaxel, men de försvinner inte. De ligger på hyllan Utan datum längst ned, räknas i "Visar X av Y" och länkar direkt till sidan där du fyller i perioden. Ett ramavtal utan giltighetstid är precis den rad som behöver hittas.

Från brett till smalt

Börja brett: Allt, 12 månader. Smalna sedan av, i vilken ordning som helst. Allt går att kombinera, och allt syns i adressfältet, så en filtrerad vy är en länk du kan klistra in till en kollega.

Zooma till 1, 3, 6, 12 eller 24 månader, bläddra med pilarna och hoppa tillbaka med Idag.
Stäng av slag du inte vill se genom att klicka i förklaringen: uppdrag, avrop, ramavtal, ansökan, kontrakt.
Filtrera på kund, köpare, område, status, plattform och person. Personfiltret visar de uppdrag vars enhet har pass för den personen inom fönstret.
Kräver åtgärd tar bort allt som kan vänta. Visa arkiverat och avslutat tar in historiken.
Sök fritt på titel, diarienummer, kund eller köpare.
Gruppera per slag, kund, köpare, område eller status, välj Rader per objekt eller Kompakt, och sortera på start, slut, närmaste hållpunkt, kund, titel eller status.

Raden Visar X av Y säger alltid hur mycket filtren döljer, med en knapp för att rensa dem.

Områden

Ett område är er egen indelning av marknaden, inte län och inte kommun. Ansvarar en av era konsultchefer för Uppsala och Gävle, och täcker Stockholm och Västerås en dag i månaden, är det precis de fyra områdena som ska finnas hos er. Grannbolaget har sina egna, och två bolag delar aldrig samma indelning.

Områdena underhålls under Inställningar, Områden (/foretag/upphandling/omraden, också via Hantera områden längst ned i områdesfiltret på tidslinjen). Där skapar, byter namn på, färgsätter och sorterar du dem, och där sorterar du in kunder och ramavtal, antingen i listan per område eller en och en på kundens och avtalets egna formulär.

Resten ärver: ett uppdrag hör till sin kunds område, annars sitt ramavtals; ett avrop till sitt ramavtals; ett ramavtal till sitt eget, annars kundens; en ansökan till det kopplade ramavtalets; ett kontrakt till sin kunds. Därför är Område ett filter som är en regel och inte en lista med namn: lägger du in en ny kund i Uppsala dyker kundens avrop, uppdrag och kontrakt upp i Uppsala-vyn av sig själva. Utan område är ett eget val i filtret, och är oftast rätt fråga när du vill se vad som ännu inte är insorterat.

Tar du bort ett område blir kunderna och ramavtalen kvar, de hamnar bara utanför alla områden, och sparade vyer som filtrerade på det släpper det tyst nästa gång de öppnas.

Vyer och standarder

Ett filter du använder varje dag ska du inte behöva bygga om varje dag.

Spara som ny sparar hela läget som en vy: filter, gruppering, sortering, layout och tidsfönstret. Fönstret sparas som en längd i månader, inte som fasta datum, så en vy du sparar i september betyder samma sak i december.
Mina vyer ser bara du. En av dem kan vara min standard och öppnas då automatiskt när du går till tidslinjen.
Företagets standarder underhålls av den som har behörigheten att hantera upphandling och syns för alla i företaget. En av dem kan vara företagets standard. Vill du ändra i en standard utan att påverka andra, välj Kopiera till mina vyer.
Står det ändrad bredvid vyns namn skiljer sig det du ser från det som är sparat. Spara ändringar i vyn skriver över, Spara som ny lämnar originalet ifred.
Ordningen när du öppnar tidslinjen utan något i adressfältet: din standard, annars företagets standard, annars Allt, 12 månader. En länk med filter i adressfältet vinner alltid, så delade länkar visar exakt det avsändaren såg.

Vyerna är per företag. Byter du företag i företagsväljaren möter du det företagets vyer och standard, aldrig det andras.

Prissättning och anbudspaket

På inbjudan sätter du anbudspriset per sjuksköterska. Kalkylen visar grundtimpris, arbetsgivaravgifter, semesterersättning och provision — och summerar till Anbudspris per timme samt Totalt kontraktsvärde. Du kan justera priset per position och återställa till standard.

Anbudspaketet genereras som PDF med prissammanställning och sjuksköterskeportfölj (certifieringar, arbetshistorik, språk). Anbudet går genom statusarna Utkast (sjuksköterskor väljs ut och bekräftas), Redo (alla bekräftade) och Inskickat.

Utfall

När tilldelningsbeslutet kommer markerar du inbjudan som Vunnen eller Förlorad. Vunnen skapar ett kontraktsutkast; Förlorad meddelar de sjuksköterskor som deltog. Mejl som ser ut som tilldelningsbeslut flaggas som Möjligt tilldelningsbeslut så att du inte missar dem.

Avrop, ramavtal och e-postinställningar

Översikten på /dis/dashboard visar dina Ramavtal, inkomna Avropsförfrågningar sorterade på deadline, och status för e-posthämtningen.

Under E-postinställningar lägger du till de IMAP-inkorgar som tar emot avrop. Aktiva inkorgar hämtas automatiskt; du kan också testa anslutningen och trigga en hämtning manuellt.
Från en avropsförfrågan kan du klicka Skapa annons och låta texten genereras från avropet (Generera från avropet), välja publiceringskanaler och schemalägga publiceringen.
Annonsen har två texter. Publik text syns för alla på nurr.se/uppdrag, plattformens uppdragsmarknad där alla bemanningsbolags annonser visas med bolagets namn, och får bara ange ort, aldrig beställare eller enhet. Annonserna listas också under Aktuella uppdrag på ert publika företagskort om ni har publicerat det. Text för inloggade sjuksköterskor får namnge beställare och enhet och visas i stället för den publika texten för den som är inloggad. Inloggade som har verifierat sig med BankID kan ansöka direkt med anställningsform och löneanspråk; ansökningarna syns under fliken Annonser på avropet och i pipelinen.
Har beställaren bifogat ett schema dag för dag läser nurr.se in det, och inloggade sjuksköterskor ser passen per vecka med tider, enhet och utgångsplats, rastreglerna och enhetsförklaringen. Gäster ser aldrig schemat. På annonsen visas också kraven från underlaget som en lista: legitimation, HOSP och IVO (bedömda mot sista anbudsdag), BankID och CV bockas av automatiskt från profilen, resten (till exempel körkort, SITHS eller erfarenhet av kommunal vård) intygar sjuksköterskan själv. Hon markerar vilka pass hon kan ta, och kräver avropet hela perioden måste hon välja alla pass eller skriva ett ledighetsönskemål. Under fliken Annonser ser ni per sökande hur många krav som är uppfyllda, vilka som saknas, hur många pass hon kan ta och hennes ledighetsönskemål.

Villkor per version och per uppdrag

Köparens villkor (avtalsvillkor, upphandlingsföreskrifter, ersättningsvillkor) revideras under ett DIS livstid. Ladda upp varje version på ramavtalet med dokumenttypen Villkor, vilken sorts villkor det är och datumet då versionen började gälla. Äldre versioner ligger kvar och visas som ersatta, så att ni alltid kan se vad som gällde förut. Under Nyckelvillkor på ramavtalet skriver ni i klartext det ni slår upp oftast: vad timpriset ska täcka, OB, betalningsvillkor, vite och hävning.

När ett avrop markeras som vunnet, eller ett uppdrag registreras för hand, sparar uppdraget vilka villkorsversioner som gällde på startdagen och en kopia av nyckelvillkoren. Det underlaget ändras aldrig av sig självt: kommer det en tvist, ett vite eller en diskussion om en faktura finns svaret på vad som gällde för just det uppdraget under Villkor för detta uppdrag. Behöver underlaget tas om, till exempel när köparen har bytt villkor mitt i ett långt uppdrag, finns knappen Uppdatera villkorsunderlag; det tidigare underlaget sparas i historiken. En villkorsversion som ett uppdrag pekar på kan inte tas bort.

Ta emot avrop utan att lämna ut lösenord

Vill du inte koppla in en IMAP-inkorg — för att mailkontot ligger hos Microsoft 365, för att IT inte lämnar ut lösenord, eller för att du helt enkelt inte vill — finns en andra väg. Varje företag har en egen vidarebefordringsadress som ser ut så här:

dis+dittforetag-xxxx@nurr.se

Du hittar din adress överst på E-postinställningar, med en knapp för att kopiera den. Adressen är unik per företag och är det som gör att vi vet vilket företag ett inkommande mail tillhör.

Rekommenderat: ange adressen direkt hos upphandlingsplattformen

Det säkraste sättet är att registrera vidarebefordringsadressen som er kontaktadress i TendSign, Mercell, Kommers eller e-Avrop. Då skickar plattformen avropen direkt till adressen, och de landar rätt från början — ingen vidarebefordran behövs.

Gör så här: logga in hos plattformen, gå till era leverantörsuppgifter eller bevakningsinställningar, och byt (eller lägg till) e-postadressen för upphandlingsnotiser till din dis+...@nurr.se-adress.

Alternativ: vidarebefordra från din befintliga inkorg

Fungerar också, om du hellre behåller plattformens nuvarande adress.

Outlook / Microsoft 365

Öppna Inställningar → E-post → Regler.
Välj Lägg till ny regel.
Villkor: Från innehåller avsändaren från upphandlingsplattformen (t.ex. @mercell.com eller @tendsign.com).
Åtgärd: Vidarebefordra till och klistra in din dis+...@nurr.se-adress.
Spara.

Gmail / Google Workspace

Gå till Inställningar → Vidarebefordran och POP/IMAP → Lägg till en vidarebefordringsadress.
Klistra in din dis+...@nurr.se-adress och bekräfta.
Skapa sedan ett filter under Filter och blockerade adresser: Från = avsändaren från plattformen, åtgärd Vidarebefordra till din adress.

Bra att veta

Ingenting går förlorat. Mail utan igenkänd adress hamnar hos inkorgens ägare precis som förut — vidarebefordran lägger bara till styrningen, den tar aldrig bort mail.
Du kan kombinera. En IMAP-inkorg och vidarebefordran fungerar samtidigt.
Kontrollera att det fungerar. Vidarebefordra ett upphandlingsmail och se att det dyker upp i DIS Inkorg inom cirka tio minuter — det är så ofta inkorgen hämtas.
Adressen är inte hemlig, men sprid den inte i onödan. Den som känner till den kan skicka mail som hamnar i ert företags inkorg.